Comprensión y aplicación de la técnica de los 5 Porqués en el análisis empresarial

La técnica de los 5 Porqués, a menudo destacada en un Business Analysis Course, es esencial debido a su simplicidad y eficacia. Este método realmente se destaca entre las diversas Business Analysis Techniques disponibles. 

Varios equipos dentro de una organización pueden usar este enfoque para profundizar en las causas fundamentales de los problemas, garantizando que las soluciones aborden los problemas subyacentes en lugar de solo tratar los síntomas. Este blog explorará la técnica de los 5 porqués, cubriendo su historia, aplicaciones prácticas en análisis empresarial y ejemplos del mundo real. 

Tabla de contenidos 

• Orígenes de la técnica de los 5 Porqués 

• Por qué la técnica de los 5 Porqués es esencial en el análisis empresarial 

• Cómo aplicar la técnica de los 5 porqués en el análisis empresarial 

• Ejemplo del mundo real: los 5 Porqués en acción 

• Conclusión 

Orígenes de la técnica de los 5 Porqués 

Sakichi Toyoda, fundador de Toyota Industries, creó el método de los 5 Porqués, que se incorporó al sistema de producción de Toyota a lo largo de la década de 1950. La técnica se desarrolló para encontrar el origen de los fallos en el proceso de producción y evitar que se repitan. Debido a su éxito, el método fue adoptado con el tiempo por diversas profesiones y sectores, incluido el análisis empresarial. 

La idea básica de la técnica de los 5 Porqués es sencilla: al preguntar «¿por qué?» más de una vez, en este caso cinco veces, se pueden descubrir las capas de síntomas que finalmente conducen al origen de un problema. Aunque suele funcionar, cinco no siempre es la respuesta;; en ciertos casos, pueden ser necesarias menos o más preguntas para identificar la razón subyacente. 

Por qué la técnica de los 5 Porqués es esencial en el análisis empresarial 

En el análisis empresarial, se debe determinar la causa real del problema en estudio para formular soluciones. El uso de un enfoque basado en los síntomas para resolver un problema brinda soluciones que solo abordan los síntomas del problema y no la causa raíz, por lo que no ofrece una solución permanente. Por otro lado, el enfoque de los 5 Porqués reduce las posibilidades de pasar por alto la causa raíz del problema al proporcionar una guía paso a paso que apunta a la causa principal. 

Cualquier persona puede implementar esta técnica en su organización, ya que es un método fundamental que se puede ajustar para alinearse con las operaciones de la organización. El análisis organizacional a menudo requiere información de interacciones tanto interpersonales como intrapersonales para encontrar soluciones a diversos problemas. 

Cómo aplicar la técnica de los 5 porqués en el análisis empresarial 

El uso de la técnica de los 5 Porqués en el análisis empresarial no es un proceso complicado. Su eficacia depende de la identificación del problema subyacente y de la formulación de las preguntas adecuadas. A continuación, se ofrece una explicación detallada de cómo aplicar el método de los 5 Porqués: 

Identificar el problema 

El primer paso para utilizar la técnica de los 5 porqués es definir claramente el problema. Esto implica discutirlo con las partes interesadas, obtener información y monitorear el problema. El planteamiento del problema debe ser claro y preciso para ayudar a orientar el proceso de cuestionamiento que sigue a este paso. 

El escenario: 

Una empresa descubre que uno de sus productos recién lanzados no cumple con los objetivos de ventas. 

Pregunte el primer «¿por qué?» 

Una vez localizado el problema, investigue su causa planteando el primer «¿Por qué?» pregunta. La respuesta debería mostrar una de las causas inmediatas del problema. 

Ejemplo: 

¿Por qué el producto lanzado no logró alcanzar los objetivos de ventas? 

Esto se debe a que la campaña de marketing no llegó adecuadamente al público objetivo. 

Pregunte los «Por qué» relacionados 

Pregunte «¿Por qué?» en relación con las respuestas que siguen a la primera pregunta. Cada «¿Por qué?» que siga debe investigar más profundamente las razones fundamentales del problema. Mantener el enfoque y la relevancia de las preguntas es fundamental para evitar que se desvíen hacia temas irrelevantes. 

Ejemplo: 

• ¿Por qué la campaña de marketing no llegó correctamente al público objetivo?
  Esto se debe a que el plan de marketing no tuvo en cuenta los gustos del público objetivo. 

• ¿Por qué la estrategia de marketing no logró coincidir con los gustos del público objetivo?
  Porque la investigación de mercado que se realizó estaba desactualizada y era inadecuada. 

• ¿Por qué la investigación de mercado estaba desactualizada y era insuficiente?
  El equipo no tenía suficiente tiempo ni recursos para realizar un estudio en profundidad. 

• ¿Por qué el equipo no tenía el tiempo ni los recursos necesarios?
  Esto se debe a que el cronograma del proyecto era demasiado ambicioso y no proporcionó tiempo para una investigación de mercado exhaustiva. 

Identificar la causa raíz 

Una vez que hayas preguntado «¿Por qué?» varias veces, debería poder encontrar el origen del problema. A menudo, la causa principal es un problema de proceso, política o recurso, y abordarlo evitará que vuelva a ocurrir. 

Ejemplo: 

La causa principal del fracaso del lanzamiento del producto es el plazo demasiado agresivo del proyecto, que impide realizar una investigación de mercado suficiente. 

Desarrollo e implementación de soluciones 

La siguiente etapa es crear soluciones que aborden la causa raíz identificada. La solución del ejemplo anterior puede implicar la revisión del procedimiento de planificación del proyecto para garantizar que haya tiempo suficiente para la investigación de mercado en los próximos lanzamientos de productos. 

La implementación de la solución debe involucrar a todas las partes interesadas relevantes, y su eficacia debe evaluarse para garantizar que el problema se solucione por completo. 

Documentar el proceso 

La documentación es un componente esencial del método de los 5 porqués. Documentar el problema, las preguntas planteadas, las respuestas proporcionadas y la causa raíz encontrada garantiza que el análisis pueda revisarse y consultarse en el futuro. Además, la organización puede utilizar esta documentación como una herramienta de aprendizaje para ayudar a evitar que se repitan los mismos problemas en el futuro. 

Ejemplo del mundo real: los 5 Porqués en acción 

Imagínese una situación en la que una empresa de desarrollo de software experimenta constantemente retrasos en la entrega de proyectos. Para determinar la razón subyacente de estos retrasos, el analista de negocios emplea la técnica de los 5 Porqués: 

• ¿Por qué los proyectos suelen retrasarse?
  Esto se debe a que el equipo de desarrollo subestima con frecuencia el tiempo necesario para finalizar sus trabajos. 

• ¿Por qué el equipo de desarrollo calcula mal el tiempo necesario?
  Esto se debe a que no tienen en cuenta el tiempo necesario para solucionar problemas tecnológicos imprevistos. 

• ¿Por qué no tienen en cuenta los problemas tecnológicos imprevistos?
  Porque el cronograma del proyecto no incluye el tiempo de amortiguación requerido para este tipo de problemas. 

• ¿Por qué el cronograma del proyecto no incluye un período de amortiguamiento?
  La alta dirección ejerce mucha presión sobre los gerentes de proyectos para que cumplan con los plazos. 

• ¿Por qué la alta dirección impone plazos tan estrictos?
  La organización otorga una alta prioridad a la entrega rápida para mantener su competitividad en la industria. 

En este caso, la principal causa de los retrasos en el proyecto es la concentración de la empresa en la entrega rápida sin tener en cuenta la posibilidad de problemas imprevistos. Agregar un período de amortiguación para dificultades técnicas al proceso de programación del proyecto podría ser una forma de abordar el problema. 

Conclusión 

La técnica de los 5 Porqués ayuda a determinar las razones subyacentes de los problemas en el análisis empresarial. Los analistas empresariales pueden abordar las causas fundamentales de los problemas persistentes e ir más allá de los síntomas superficiales preguntando repetidamente «¿Por qué?». Cuando se utiliza bien, el método de los 5 Porqués, a menudo enfatizado por The Knowledge Academy en sus cursos, mejora los procedimientos y resultados en toda la organización y produce soluciones duraderas. 

Ya sea que el problema que intenta resolver se relacione con retrasos en proyectos, lanzamientos fallidos de productos o cualquier otra cosa, la técnica de los 5 Porqués ayuda a garantizar que sus soluciones sean enfocadas, eficientes y duraderas.